Weinbestände, Kellerarbeiten und Abfüllungen übersichtlich verwalten – mit dem geplanten digitalen Kellerbuch von NHZ-Systems.
Wir entwickeln eine Kellerbuch-Software für kleine und mittlere Weingüter. Sie soll die täglichen Abläufe von der Ernte oder dem Zukauf über den Ausbau und die Abfüllung bis zum Abgang nachvollziehbar zusammenführen.
Die Umsetzung erfolgt als WordPress-Plugin. Sie haben die Wahl zwischen eigenem Hosting und Hosting bei NHZ-Systems. Die erste Version ist für den Einsatz in Rheinland-Pfalz vorgesehen.
Entwicklungsstand: Die Software befindet sich in Entwicklung. Die folgenden Funktionen beschreiben den geplanten Umfang. Einzelheiten können sich während der Entwicklung und Testphase noch ändern.
Für jeden Wein soll ein eigenes Weinkonto geführt werden. Zugänge und Abgänge werden erfasst, vorhandene Bestände automatisch berechnet. Angaben zu Herkunft, Rebsorte, Jahrgang und Behältern erleichtern die Zuordnung.
Geplant sind:
Erfassung von Eigenernte und Zukauf.
Übernahme vorhandener Mengen als Eröffnungsbestand.
Getrennte Bestandsführung für Fasswein und Flaschenwein.
Zuordnung zu Behältern und Lagerorten.
Dokumentation von Verkauf, Eigenverbrauch und weiteren Abgängen.
Nachvollziehbare Erfassung von Schwund und Mehrmengen.
Kellerarbeiten sollen direkt beim jeweiligen Wein erfasst werden. Dazu gehören Anreicherung, Säuerung, Entsäuerung, Süßung, Schwefelung und weitere Behandlungen.
Datum, eingesetzte Mittel, Stoffmengen und behandelte Weinmengen werden miteinander verknüpft. So lässt sich später nachvollziehen, welche Maßnahmen an einer Partie durchgeführt wurden.
Die Stoffliste soll erweiterbar sein. Sie dient der Dokumentation; eine automatische Prüfung der rechtlichen Zulässigkeit einer Behandlung ist nicht vorgesehen.
Bei Verschnitten sollen die beteiligten Ausgangsweine, ihre Mengen und die entstandene Partie miteinander verbunden bleiben.
Auch das Verteilen einer Partie auf mehrere Behälter, das Umfüllen zwischen Tanks und die Verarbeitung von Trauben zu Most und Wein gehören zum geplanten Umfang. Eingangs- und Ausgangsmengen werden mit ihren jeweiligen Einheiten dokumentiert.
Ein Abfüllvorgang soll den Abgang aus dem Fassweinbestand mit dem Zugang zum Flaschenbestand verbinden. Flexible Flaschengrößen, Teilabfüllungen und mehrere Flaschengrößen innerhalb eines Vorgangs sind vorgesehen.
Die entnommene Weinmenge und die tatsächlich abgefüllten Flaschen werden unabhängig erfasst. Daraus berechnet die Software mögliche Mengenabweichungen.
Ein vereinfachtes Beispiel:
| Abfüllung | Menge |
|---|---|
| Entnommener Fasswein | 1.000 Liter |
| 1.300 Flaschen à 0,75 Liter | 975 Liter |
| Zu erklärende Differenz | 25 Liter |
Eine Differenz kann nach Prüfung mit einer Begründung als Verlust dokumentiert werden. Im Tank verbleibende Mengen bleiben regulärer Bestand.
Wiederkehrende Angaben sollen einmal angelegt und bei späteren Buchungen ausgewählt werden können. Das reduziert Mehrfacheingaben und erleichtert eine einheitliche Dokumentation.
Vorgesehen sind Stammdaten für:
Betrieb und Anschrift.
Rebflächen, Lagen und Rebsorten.
Behälter, Fassungsvermögen und Lagerorte.
Flaschengrößen.
Lieferanten.
Begleitpapiere, Analyseberichte, behördliche Bescheide und Einkaufsrechnungen sollen direkt den betreffenden Weinen und Vorgängen zugeordnet werden können. Ein Dokument kann dabei mehrere zugehörige Partien betreffen.
Der Zugriff auf diese Unterlagen ist ausschließlich für berechtigte Benutzer vorgesehen.
Die geplante Buchungshistorie unterscheidet zwischen bearbeitbaren Entwürfen und verbindlichen Buchungen.
Verbindliche Einträge sollen erhalten bleiben. Korrekturen erfolgen über verknüpfte Storno- und Ersatzbuchungen mit Zeitstempel, Benutzerangabe und Begründung. Ein manueller Monatsabschluss ist als zusätzliche Periodensperre vorgesehen.
Für den jährlichen Registerabschluss ist eine Inventurfunktion geplant. Gemessene oder gezählte Istbestände werden den berechneten Sollbeständen gegenübergestellt.
Abweichungen sollen begründet erfasst und gemeinsam mit den Beständen in einem Abschlussbericht dargestellt werden. Der Übertrag ins Folgejahr bleibt nachvollziehbar.
Für den Einstieg ist eine Übernahme bestehender Excel-Daten vorgesehen. Eine Vorschau zeigt die erkannten Angaben vor dem Import.
Plausibilitätsprüfungen sollen auf fehlende Pflichtangaben, widersprüchliche Mengen und mögliche doppelte Einträge aufmerksam machen. Auffällige Daten werden zur Prüfung markiert.
Geplant sind übersichtliche Bestandsauswertungen und PDF-Berichte sowie ein vollständiger Export von Buchungsdaten, Dokumenten und Buchungshistorie.
Die Software soll außerdem die Vorbereitung von Bestands-, Ernte- und Erzeugungsmeldungen unterstützen. Die konkreten Datenfelder und Ausgabeformate werden für die vorgesehene Zielregion abgestimmt.
Eine automatische Übermittlung an Behörden ist für die erste Version nicht geplant.
Sie sollen das digitale Kellerbuch dort betreiben können, wo es zu Ihrem Betrieb passt.
Betreiben Sie das Plugin in Ihrer eigenen WordPress-Installation. Buchungsdaten und Dokumente werden auf dem von Ihnen gewählten Hosting gespeichert. Die technischen Voraussetzungen werden vor Veröffentlichung bekannt gegeben.
Alternativ ist ein Hosting-Angebot bei NHZ-Systems vorgesehen. Damit können Sie das digitale Kellerbuch nutzen, ohne dafür eigenes Hosting bereitstellen zu müssen.
Der genaue Leistungsumfang für Einrichtung, Wartung, Datensicherung und Support wird vor dem Produktstart veröffentlicht.
Lesen und Exportieren vorhandener Daten sollen auch nach Ablauf einer Softwarelizenz möglich bleiben. Bei Hosting durch NHZ-Systems richten sich die weitere Bereitstellung und die Datenübergabe bei Vertragsende nach den veröffentlichten Hosting-Bedingungen.
Sie möchten Ihre Kellerbuchführung digital organisieren oder Erfahrungen aus Ihrem Betriebsalltag einbringen?
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Der endgültige Funktionsumfang, die technischen Voraussetzungen, Preise und der Veröffentlichungstermin werden vor dem Produktstart bekannt gegeben.
NHZ-Systems · Mike Müllers
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