Mitarbeiter hinzufügen

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Dienstplan

Geplante Schichten je Mitarbeiter und Tag. Vergangene/heutige Tage zeigen zusätzlich einen Soll-Ist-Vergleich mit den tatsächlich gestempelten Zeiten. Bei weniger als 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten erscheint beim Speichern ein Hinweis (keine harte Sperre).

◀ Vorherige Woche – Nächste Woche ▶

Diese Woche kopieren nach Kopieren Überschreibt bestehende Schichten in der Zielwoche vollständig.

Angezeigte Woche als PDF an alle Mitarbeiter mailen Verschickt denselben Wochenplan (alle Mitarbeiter, wie im Raster unten zu sehen) an jeden aktiven Mitarbeiter mit hinterlegter E-Mail-Adresse.

Datum Tag als CSV Letzte 7 Tage als CSV

Zeitraum für Lohnabrechnung bis Zeitraum als CSV (Tagesdetail) Frei wählbarer Abrechnungszeitraum, z. B. 24. bis 23. des Folgemonats. Eine Zeile je Tag und Mitarbeiter.

Saldenübersicht als CSV Saldenübersicht als PDF-Ansicht Eine Zeile je Mitarbeiter, saldiert über den oben gewählten Zeitraum: Gesamt-, Sonntags- und Feiertagsarbeitszeit, genommener Urlaub, Resturlaub sowie die Mehrarbeit, die bei "Monat abschließen" auf das Arbeitszeitkonto übertragen würde. Enthält die Stammdaten des Betriebs im Kopf. Die PDF-Ansicht öffnet sich in einem neuen Fenster zum Drucken bzw. "Als PDF speichern".

Monatsauswertung

Auswertungszeitraum ist immer der laufende Monat, vom 1. bis heute. Sollzeiten werden im Team-Tab hinterlegt. Auf einen Namen klicken zeigt die einzelnen Schichten des Monats.

Bundesland (für Feiertage) Baden-Württemberg Bayern Berlin Brandenburg Bremen Hamburg Hessen Mecklenburg-Vorpommern Niedersachsen Nordrhein-Westfalen Rheinland-Pfalz Saarland Sachsen Sachsen-Anhalt Schleswig-Holstein Thüringen

Monat exportieren

Monat Als CSV Als PDF-Ansicht Gesamt-, Sonntags- und Feiertagsarbeitszeit sowie Ø Stunden je Schicht für einen beliebigen (auch vergangenen) Kalendermonat, mit Betriebs-Stammdaten im Kopf.

Langfristiges Arbeitszeitkonto

Am Monatsende erfasst „Monat abschließen" Überstunden dauerhaft auf dem Konto jedes Mitarbeiters. Minusstunden werden nie abgezogen — nur positive Monatsdifferenzen zählen.

Monat abschließen Für alle Mitarbeiter abschließen Verschickt automatisch eine Monatsübersicht (PDF, bei Bedarf CSV) per E-Mail an jeden Mitarbeiter mit hinterlegter E-Mail-Adresse (Team-Tab).

Nacherfassung vergangener Zeiten

Zum Nachtragen von Arbeitszeiten aus der Zeit vor oder neben der digitalen Erfassung, z. B. aus Papierlisten. Auswahl erfolgt monatsweise, frühestens Januar des laufenden Jahres.

Mitarbeiter Monat Tabelle laden

Pro Tag stehen bis zu drei Schichten zur Verfügung, der Pausenabzug erfolgt automatisch (bezogen auf die Summe der Schichten je Tag) nach der gestaffelten Regel (0–6 Std. keine, 6–9 Std. 30 Min., ab 9 Std. 45 Min.). Für mehr als drei Schichten an einem Tag diesen danach im Tab "Übersicht" über "Bearbeiten" verfeinern.

Alles speichern

Urlaubsverwaltung

Urlaubsanspruch je Mitarbeiter wird im Tab "Team" hinterlegt. Hier werden genommene Urlaubstage erfasst und mit dem Anspruch verrechnet.

Offene Urlaubsanträge

Urlaubskonten

Jahr 2024 2025 2026 2027

Schichttausch

Mitarbeiter können nach der PIN-Eingabe einen Tausch zwischen zwei eigenen bzw. fremden geplanten Schichten vorschlagen. Der Tausch wird erst wirksam (Schichten werden nur dann tatsächlich getauscht), wenn er hier bestätigt wird.

Farbschema

Gilt für diese Ansicht hier und für die Frontend-Admin-Seite ([hotel_admin], bisher [hotel_gastro_admin]) gleichermaßen. Nach dem Speichern wird die Seite automatisch neu geladen, damit das neue Schema vollständig sichtbar wird.

Dunkel Hell Hoher Kontrast (Schwarz/Weiß/Gelb) Speichern

Betriebs-Stammdaten

Diese Angaben erscheinen u. a. als Betriebsname auf der öffentlichen Stempel-Seite. Nützlich, wenn das Plugin an einen anderen Betrieb weitergegeben wird.

Speichern Gespeichert.

Mitarbeiter-Ansicht

Resturlaub im Mitarbeiter-Popup nach der PIN-Eingabe anzeigen Gespeichert.

Zuschlagsfähige Stunden (Sonn-/Feiertag, laufender Monat) im Mitarbeiter-Popup nach der PIN-Eingabe anzeigen Gespeichert.

Geplante Schichten anzeigen — sowohl im Mitarbeiter-Popup nach der PIN-Eingabe als auch als farbiger Wochenstreifen auf dem öffentlichen Board (ohne PIN sichtbar) Gespeichert.

Nutzt das im Tab "Monat" eingestellte Bundesland für die Feiertagsberechnung.

Wochenplan automatisch übernehmen, falls für die kommende Woche bis Samstag noch keiner erstellt wurde Gespeichert.
Standardmäßig AUS. Prüft samstags (mit Sonntag als Nachhol-Termin, falls samstags niemand die Website aufgerufen hat), ob die kommende Kalenderwoche noch komplett leer ist — schon ein einzelner manuell eingetragener Dienst gilt als "erstellt" und wird nicht überschrieben. Ist sie leer, wird der Plan der laufenden Woche 1:1 in die kommende Woche kopiert (gleiche Schutzregel für Urlaubseinträge wie beim manuellen "Woche kopieren").

Login nach mehreren Fehlversuchen sperren (5 Fehlversuche je Mitarbeiter und Gerät, 5 Minuten Sperre) Gespeichert.
Standardmäßig AN. Schützt vor automatisiertem Ausprobieren einer PIN. Bei Deaktivierung kann eine PIN beliebig oft am öffentlichen Stempel-Board ausprobiert werden — nur sinnvoll deaktivieren, wenn das Gerät bzw. der Standort bereits anderweitig gegen unbefugten Zugriff abgesichert ist.

Alle Zeiterfassungsdaten beim endgültigen Löschen entfernen — Freigabe für 15 Minuten Gespeichert. Eine Freigabe gilt höchstens 15 Minuten und nur für diesen WordPress-Benutzer.
Nur im WordPress-Backend mit Plugin-Löschberechtigung verfügbar; nicht über den Admin-Code und nicht in Multisite.
Standardmäßig AUS: Beim normalen Update-Ablauf (Deaktivieren → Löschen → neue Version hochladen → Aktivieren) bleiben alle Daten erhalten, solange dieser Schalter aus ist. Nur wenn du diesen Schalter bewusst aktivierst, löscht das Entfernen des Plugins über wp-admin zusätzlich sämtliche Tabellen und Einstellungen dieses Plugins dauerhaft — das lässt sich danach nicht rückgängig machen.

Daten übertragen: Export / Import

Nur im WordPress-Backend für WordPress-Administratoren verfügbar; nicht über den Admin-Code.

Testmodus / E-Mail-Versand

Im Testmodus werden keine Dienstplan- oder Monatsabschluss-E-Mails dieses Plugins versendet. Neue Installationen und Datenimporte starten im Testmodus.

Der Testmodus kann nur im WordPress-Backend geändert werden.

Verwalter-Zugang (ohne wp-admin-Login)

Ermöglicht z. B. einer stellvertretenden Leitung ohne WordPress-Konto, auf der öffentlichen Stempel-Seite über einen eigenen Code Monatsauswertung und Arbeitszeitkonto-Stände einzusehen und zu exportieren (nur Einsicht/Export, keine Bearbeitung).

Admin-Zugang übers Frontend (ohne wp-admin-Login)

Ermöglicht vollen Admin-Zugriff (wie hier im wp-admin-Bereich, alle Tabs) über eine eigene Seite auf der Website, geschützt durch einen eigenen Code statt eines WordPress-Kontos. Shortcode [hotel_admin] (bisheriger Shortcode [hotel_gastro_admin] funktioniert unverändert weiter) auf eine eigene, nicht verlinkte/private Seite einfügen. Wichtig: Wer diesen Code kennt, kann alles verändern und löschen, was auch im wp-admin-Bereich möglich ist — Änderungen bleiben aber auf die Zeiterfassung beschränkt und im Änderungsprotokoll nachvollziehbar. Anders als beim Verwalter-Code (nur Einsicht) sollte dieser Code entsprechend sorgfältig behandelt werden.

Lizenz

Änderungsprotokoll

Zeit-Korrekturen

Zeigt jede nachträgliche Änderung an bereits erfassten Zeiten — egal ob durch einen Mitarbeiter ("Vergangene Tage korrigieren"), durch einen Admin ("Bearbeiten" in der Übersicht oder im Monats-Detail) oder über die Nacherfassung. Normale Kommen/Pause/Gehen-Stempelungen erscheinen hier nicht, da sie keine nachträgliche Änderung sind.

Mitarbeiter Alle Von bis Filtern Ohne Filter werden die letzten 300 Änderungen angezeigt.

Stammdaten-Änderungen

Anlage neuer Mitarbeiter, Namens-/Nummernkorrekturen, Aktivierung/Deaktivierung sowie Änderungen an Arbeitszeitmodell, Urlaubsanspruch und E-Mail.

Mitarbeiter Alle Filtern

Wie diese Zeiterfassung funktioniert

Plugin-Version 531.18 · Datenbankschema 530.0

Das Handout-PDF lässt sich nur im WordPress-Backend herunterladen, nicht über den Admin-Code.

1. Einrichtung (einmalig)

1. Plugin aktivieren (legt automatisch alle zehn Datenbanktabellen an).
2. Eine neue, nicht-öffentliche Seite anlegen (z. B. "Zeiterfassung"), Sichtbarkeit auf "Privat" oder passwortgeschützt stellen und nicht im Menü/in der Sitemap verlinken.
3. Auf dieser Seite den Shortcode [hotel_zeiterfassung] einfügen und veröffentlichen (der bisherige Shortcode [hotel_gastro_zeiterfassung] funktioniert unverändert weiter).
4. Im Tab Team die Mitarbeiter mit Name, 4-stelliger PIN, Pausenregel, Monatsarbeitszeit und Wochenarbeitstagen anlegen. Für die Ersteinrichtung mit mehreren Mitarbeitern auf einmal: oben im Tab "Mitarbeiter aus CSV importieren" — Vorlage herunterladen, ausfüllen, hochladen; PINs werden automatisch erzeugt und nach dem Import einmalig angezeigt.

2. Für Mitarbeiter (auf der öffentlichen Seite, kein Login nötig)

• Die eigene Karte antippen, 4-stellige PIN eingeben.
• Je nach Status erscheinen die passenden Buttons: Kommen, Pause starten, Pause beenden, Gehen.
• Über "Vergangene Tage korrigieren" (nach PIN-Eingabe) lassen sich die letzten 7 Tage nachträglich anpassen — nützlich, wenn das Ein- oder Ausstempeln vergessen wurde.
• Wenn ein Admin es für einen Mitarbeiter im Team-Tab freigeschaltet hat ("Rückw. Start: an"), erscheint beim Nicht-eingestempelt-Sein zusätzlich der Link "Ich habe schon früher angefangen" — öffnet ein Uhrzeit-Feld, mit dem sich die tatsächliche (frühere) Startzeit für den heutigen Tag direkt beim Einstempeln angeben lässt, statt die aktuelle Uhrzeit zu übernehmen. Die Zeit darf nicht in der Zukunft liegen und muss nach dem Ende einer eventuell bereits beendeten Schicht des Tages liegen. Jede so rückwirkend gestempelte Startzeit erscheint automatisch im Änderungsprotokoll.
• Nach der PIN-Eingabe sieht der Mitarbeiter außerdem: die Arbeitszeit im laufenden Monat (Ist/Soll) und den Stand des Arbeitszeitkontos. Über "Urlaub beantragen" lässt sich ein Urlaubswunsch (Zeitraum, Tage, Notiz) einreichen, der erst nach Bestätigung durch den Admin als Urlaub zählt. Die Anzeige des Resturlaubs, der zuschlagsfähigen Sonntags- und Feiertagsstunden (je nach eingestelltem Bundesland) sowie der nächsten geplanten Schichten lässt sich im Tab "Stammdaten/Einstellungen" jeweils einzeln ein- oder ausschalten (Resturlaub und nächste Schichten sind standardmäßig aktiv, Zuschlagsstunden standardmäßig aus).
• Der Kartenstatus (Im Dienst / Pause / Fertig) ist für alle sichtbar, die genauen Uhrzeiten aber nicht — die sieht nur der Admin im Backend.

3. Verwalter-Ansicht (auf der öffentlichen Seite, mit Verwalter-Code statt WordPress-Login)

• Unterhalb des Boards gibt es den Link "Verwalter-Ansicht". Nach Eingabe des im Tab "Stammdaten/Einstellungen" eingerichteten Verwalter-Codes (6 Zeichen, Zahlen und/oder Buchstaben) öffnet sich eine reine Lese-/Export-Ansicht: Monatsauswertung (wählbarer Monat) und Arbeitszeitkonto-Stände aller Mitarbeiter, jeweils auch als CSV bzw. PDF-Ansicht exportierbar.
• Gedacht für Personen ohne WordPress-Konto (z. B. eine stellvertretende Leitung), die Auswertungen einsehen und exportieren, aber nichts bearbeiten sollen — Team, PINs, Urlaubsfreigabe usw. bleiben dem wp-admin-Bereich vorbehalten.
• Ohne eingerichteten Verwalter-Code ist dieser Zugang deaktiviert (Standard bei Neuinstallation).

4. Admin-Zugang übers Frontend (auf einer eigenen Seite, mit Admin-Code statt WordPress-Login)

• Im Tab "Stammdaten/Einstellungen" lässt sich ein Admin-Code (6 Zeichen, Zahlen und/oder Buchstaben) einrichten. Danach zeigt der Shortcode [hotel_admin] (bisheriger Shortcode [hotel_gastro_admin] funktioniert unverändert weiter) auf einer beliebigen (idealerweise privaten, nicht verlinkten) Seite nach Eingabe dieses Codes exakt dieselbe Oberfläche wie hier im wp-admin-Bereich, mit allen Tabs und vollem Funktionsumfang — ganz ohne WordPress-Login.
• Wichtig für die Einschätzung des Risikos: Wer den Admin-Code kennt, kann alles verändern und löschen, was auch ein WordPress-Administrator hier könnte — Mitarbeiter, PINs, Dienstplan, Arbeitszeitkonto, Stammdaten usw. Der Code ersetzt technisch keinen Passwortschutz, sondern ist eine reine Ziffernfolge; im Gegenzug kann jemand, der nur diesen Code kennt (und sonst keinen WordPress-Zugang), damit ausschließlich Zeiterfassungsdaten verändern — kein Zugriff auf Plugins, Themes, Beiträge oder sonstige WordPress-Bereiche.
• Jede Änderung, die über diesen Zugang vorgenommen wird, erscheint ganz normal im Änderungsprotokoll — allerdings ohne einen echten Personennamen als Verursacher, da keine WordPress-Anmeldung stattfindet.
• Ohne eingerichteten Admin-Code zeigt der Shortcode nur einen Hinweis, dass zuerst ein Code eingerichtet werden muss (Standard bei Neuinstallation) — es ist also nichts ungeschützt erreichbar, solange kein Code vergeben wurde.

5. Für Admins (hier im wp-admin-Bereich)

• Dienstplan: Wochenweise Schichtplanung je Mitarbeiter. Schichtvorlagen (z. B. "Frühschicht 7–15 Uhr") einmal mit einer frei wählbaren Farbe anlegen und per Klick zuweisen statt jedes Mal Uhrzeiten einzutippen — die Farbe erscheint dann als Hintergrund der jeweiligen Zelle im Wochenraster und macht das Muster auf einen Blick erkennbar. Vorlagen lassen sich über "Bearbeiten" jederzeit nachträglich anpassen (auch die Farbe), Änderungen wirken sich dabei nur auf die Anzeige aus, nicht auf bereits gespeicherte Schichtzeiten. "Woche kopieren" überträgt den kompletten Plan einer Woche in eine andere (überschreibt dort bestehende Schichten, lässt Urlaubseinträge aber unberührt, da diese an echte Buchungen im Tab "Urlaub" gebunden sind — auch beim Löschen eines Urlaubseintrags bleiben überlappende, noch gültige Urlaubszeiträume anderer Einträge erhalten; die Sicherheitsabfrage nennt sowohl Quell- als auch Zielwoche). Über "Angezeigte Woche als PDF an alle Mitarbeiter mailen" verschickt das System denselben Wochenplan (alle Mitarbeiter, wie im Raster zu sehen) an jeden aktiven Mitarbeiter mit hinterlegter E-Mail-Adresse. Für vergangene und den heutigen Tag zeigt jede Zelle zusätzlich einen Soll-Ist-Vergleich mit den tatsächlich gestempelten Zeiten, inklusive Kennzeichnung, wenn jemand trotz geplanter Schicht nicht erschienen ist. Beim Speichern einer Schicht prüft das System die Ruhezeit zur Schicht am Vor- und Folgetag und warnt (ohne zu blockieren), wenn weniger als 11 Stunden dazwischen liegen. Tage mit genehmigtem Urlaub, Sonntage und Feiertage sind ohne zugewiesene Schicht ebenfalls farblich markiert; beim Einplanen an einem Urlaubstag kommt eine Sicherheitsabfrage. Mitarbeiter sehen ihre nächsten Schichten nach der PIN-Eingabe (siehe oben, in Stammdaten abschaltbar). Auf dem öffentlichen Board selbst zeigt jede Mitarbeiterkarte zusätzlich einen kleinen Wochenstreifen (Mo–So) mit der jeweiligen Vorlagenfarbe — ohne PIN-Eingabe sichtbar, wie ein ausgehängter Dienstplan.
• Team: Mitarbeiter anlegen/deaktivieren, PIN ändern, Name und Mitarbeiternummer korrigieren, Pausenregel (automatischer, gestaffelter Pausenabzug ja/nein — siehe unten), Monatsarbeitszeit, Wochenarbeitstage, Urlaubsanspruch (Tage/Jahr), Zuschlagssätze für Sonntags- und Feiertagsarbeit (in %, als Vermerk für die Lohnabrechnung), eine E-Mail-Adresse für den automatischen Monatsabschluss-Bericht, ein Eintrittsdatum sowie den Schalter "Rückw. Start" (rückwirkender Arbeitsbeginn, siehe unten) hinterlegen. Jeder Mitarbeiter bekommt automatisch eine fortlaufende Mitarbeiternummer, nach der die Liste sortiert ist — bei Bedarf über "Bearbeiten" bei Name/Nummer änderbar. Deaktivierte Mitarbeiter verschwinden vom öffentlichen Board und können sich nicht mehr per PIN stempeln, alle bisherigen Daten (Zeiten, Konto, Urlaub) bleiben aber erhalten und einsehbar — über "Aktivieren" jederzeit reversibel. Änderungen an Monatsarbeitszeit oder Wochenarbeitstagen gelten ab einem wählbaren Datum ("gültig ab") und wirken sich rückwirkend nicht auf bereits vergangene Zeiträume aus (siehe FAQ unten). Alle Stammdaten-Änderungen erscheinen im Tab "Änderungsprotokoll".
• Übersicht: Zeiten für ein beliebiges Datum einsehen, nachträglich korrigieren ("Bearbeiten"), als CSV exportieren (Tag, letzte 7 Tage oder ein frei wählbarer Zeitraum, z. B. 24. bis 23. des Folgemonats). Für die Lohnabrechnung zusätzlich eine Saldenübersicht je Mitarbeiter über denselben Zeitraum: Gesamt-, Sonntags- und Feiertagsarbeitszeit, genommener Urlaub, Resturlaub und die Mehrarbeit, die ein "Monat abschließen" auf das Arbeitszeitkonto übertragen würde — als CSV oder als druckfertige PDF-Ansicht (öffnet sich in einem neuen Fenster, über den Browser-Dialog "Drucken" bzw. "Als PDF speichern" exportierbar), jeweils mit den Betriebs-Stammdaten im Kopf.
• Monat: Laufender Monat auf einen Blick — Ist/Soll für Monat und Woche, Ø Stunden je Schicht, Sonntags- und Feiertagsarbeit (je nach eingestelltem Bundesland, mit Hinweis auf einen hinterlegten Zuschlagssatz), aktuelle Plus-/Minusstunden und eine Prognose zum Monatsende. Auf einen Namen klicken zeigt die einzelnen Schichten des Monats im Detail; bei Tagen mit genau einer Schicht lässt sich dort über "Bearbeiten" die Anfangs- und Endzeit direkt korrigieren (wie bei "Bearbeiten" in der Übersicht landet das im Änderungsprotokoll unter "Zeit-Korrekturen", eine bestehende Pause bleibt dabei unverändert erhalten). Tage mit mehreren Schichten sind dort nur zur Ansicht, dafür bitte weiterhin die Übersicht nutzen. Weiter unten lässt sich zusätzlich ein beliebiger (auch vergangener) Kalendermonat als CSV oder PDF-Ansicht exportieren (Gesamt-/Sonntags-/Feiertagsarbeitszeit, Ø je Schicht), mit Betriebs-Stammdaten im Kopf.
• Arbeitszeitkonto: Langfristiges Überstundenkonto je Mitarbeiter. Über "Monat abschließen" wird die Differenz aus Ist und Soll eines abgeschlossenen Monats dauerhaft gutgeschrieben — allerdings nur, wenn sie positiv ist. Minusmonate werden nicht abgezogen. Über den Button "Auszahlen" lässt sich das Guthaben reduzieren, wenn Überstunden ausgezahlt wurden (bis maximal zum aktuellen Kontostand). Weitere manuelle Korrekturen lassen sich im Kontoverlauf eintragen. Mitarbeiter sehen ihren aktuellen Kontostand nach der PIN-Eingabe auf der Stempel-Seite. Beim Abschließen wird zusätzlich automatisch eine Monatsübersicht per E-Mail an jeden Mitarbeiter mit hinterlegter Adresse verschickt (siehe unten).
• Offene Buchungen: Fehlt bei einer geplanten Schicht die Abmeldung, schließt das System die Buchung beim nächsten Zugriff nach dem hinterlegten Schichtende automatisch. Die Uhr-Markierung weist darauf hin; die ursprüngliche und die automatische Buchung stehen im Änderungsprotokoll unter „Automatische Schließung zum Schichtende“.
• Prüfungs- und Mitarbeiterexport: Der geschützte Behördenexport enthält Arbeitszeiten, Korrekturen, Stammdatenänderungen und das Lebensarbeitszeitkonto. Mitarbeiter können einen persönlichen Nachweis ihrer eigenen Arbeitszeiten und Kontobuchungen erhalten.
• Nacherfassung: Arbeitszeiten aus der Zeit vor der digitalen Erfassung (z. B. aus Papierlisten) tabellarisch nachtragen, je Mitarbeiter und Kalendermonat (Auswahl per Monatsfeld, voreingestellt der aktuelle Monat, frühestens Januar des laufenden Jahres). Je Tag stehen bis zu drei Schichten mit jeweils nur Anfangs- und Endzeit zur Verfügung (das Datum steht bereits am Zeilenanfang) — der Pausenabzug erfolgt automatisch, bezogen auf die Tagessumme aller ausgefüllten Schichten, nach derselben gestaffelten Regel wie beim normalen Stempeln (0–6 Std. keine, 6–9 Std. 30 Min., ab 9 Std. 45 Min.) und wird bei mehreren Schichten anteilig verteilt; die berechnete Pause wird zur Kontrolle je Tag angezeigt. Tage mit mehr als drei Schichten bleiben gesperrt, dafür bitte die Übersicht nutzen. Für größere Mengen auf einmal (z. B. Erstinstallation) steht oben im Tab zusätzlich ein CSV-Import bereit (eine Zeile je Schicht, gleicher automatischer Pausenabzug).
• Urlaub: Urlaubsanspruch je Mitarbeiter (hinterlegt im Tab "Team") wird mit genommenen Urlaubstagen verrechnet. Jahr auswählen, über "Verlauf" einzelne Urlaubszeiträume eintragen oder löschen — der Resturlaub aktualisiert sich automatisch. Offene Urlaubsanträge von Mitarbeitern erscheinen oben im Tab und lassen sich dort genehmigen (mit finaler Tagesanzahl) oder ablehnen. Sowohl beim manuellen Eintragen als auch bei der Genehmigung eines Antrags trägt das System automatisch für jeden betroffenen Tag "Urlaub" (gelb) in den Dienstplan ein — diese Tage zählen dort nicht als geplante Arbeitszeit, lösen keine Ruhezeit-Warnung aus und werden nicht als "nicht erschienen" markiert. Wird ein Urlaubseintrag im Verlauf gelöscht, verschwinden die zugehörigen Dienstplan-Einträge automatisch wieder mit.
• Stammdaten/Einstellungen: Betriebsname, Adresse, Ansprechpartner, Telefon und E-Mail hinterlegen. Der Betriebsname erscheint im Kopfbereich der öffentlichen Stempel-Seite — praktisch, falls dieses Plugin an einen anderen Betrieb weitergegeben wird. Zusätzlich zwei Schalter für das Mitarbeiter-Popup: "Resturlaub anzeigen" (standardmäßig an) und "Zuschlagsfähige Stunden anzeigen" (Sonntag/Feiertag getrennt, laufender Monat, nach eingestelltem Bundesland, standardmäßig aus). Hier lässt sich außerdem ein Verwalter-Code (6 Zeichen, Zahlen und/oder Buchstaben) einrichten oder deaktivieren, sowie das Farbschema der Admin-Oberfläche (Dunkel, Hell, Hoher Kontrast) wählen.
• Änderungsprotokoll: Zwei Bereiche. "Zeit-Korrekturen" protokolliert jede nachträgliche Änderung an bereits erfassten Zeiten — durch einen Mitarbeiter, einen Admin oder über die Nacherfassung — mit altem und neuem Stand, wer geändert hat und wann, filterbar nach Mitarbeiter und Zeitraum. "Stammdaten-Änderungen" protokolliert Mitarbeiter-Anlage, Namens-/Nummernkorrekturen, Aktivierung/Deaktivierung sowie Änderungen an Arbeitszeitmodell, Urlaubsanspruch und E-Mail. Normale Kommen/Pause/Gehen-Stempelungen erscheinen in keinem der beiden Bereiche, nur echte nachträgliche Korrekturen bzw. Stammdaten-Änderungen.

6. Rechte & Zugriff

• Der Menüpunkt "Zeiterfassung" im wp-admin-Menü ist nur für Nutzer mit der Berechtigung zeq_manage sichtbar. WordPress-Administratoren haben das automatisch.
• Für Personen ohne volle Administratorrechte (z. B. eine Hotelleitung) lässt sich unter Benutzer → Rolle die Rolle "Zeiterfassung Admin" zuweisen — die reicht für alle Funktionen hier, aber nicht für den Rest von WordPress.
• Die öffentliche Stempel-Seite braucht bewusst keinen Login (schneller Zugriff auf einem gemeinsamen Gerät). Schutz vor Missbrauch: PIN pro Mitarbeiter, Sperre nach 5 Fehlversuchen (5 Minuten), keine sichtbaren Detailzeiten für Unbeteiligte.

7. Daten übertragen: Export/Import

• Unter Stammdaten/Einstellungen gibt es den Bereich "Daten übertragen: Export/Import" — exportiert bzw. importiert den vollständigen Datenbestand (Mitarbeiter, PIN-Hashes, Zeiten, Urlaub, Dienstpläne, Konten, Protokolle), aber bewusst ohne WordPress-Benutzer und ohne Admin-/Verwalter-Codes.
• Nur im WordPress-Backend für WordPress-Administratoren verfügbar, nicht über den Admin-Code.
• Import ersetzt den kompletten Zeiterfassungsbestand der Zielinstallation — es werden keine Bestände zusammengeführt. Vor einem Import deshalb immer zuerst den Zielbestand exportieren und die Datenbank sichern.
• Quell- und Ziel-Zeitzone (WordPress-Einstellung) müssen exakt übereinstimmen, sonst wird der Import verweigert.
• Der Ablauf ist zweistufig: "Datei prüfen" zeigt Datensatzzahlen zur Kontrolle, danach ist eine ausdrückliche Bestätigung ("Ich habe den Zielbestand gesichert" + Eingabe von "DATEN ERSETZEN") nötig, bevor "Importieren" den Bestand tatsächlich ersetzt.
• Nach einem Import ist automatisch der Testmodus aktiv (keine Plugin-E-Mails, z. B. keine Monatsabschluss-Mails) — nützlich, um eine importierte Kopie gefahrlos zu testen, bevor sie produktiv genutzt wird.
• Gedacht für: regelmäßige Sicherungen, den Umzug auf eine neue WordPress-Installation, oder das Anlegen einer Testumgebung mit echten Daten.

8. Häufige Fragen

Ein Mitarbeiter hat die PIN vergessen?
Team-Tab → "PIN ändern" beim entsprechenden Namen.

Zahlen in der Monatsauswertung wirken falsch?
Prüfen, ob Monatsarbeitszeit und Wochenarbeitstage im Team-Tab korrekt hinterlegt sind — beide fließen in Soll- und Prognoseberechnung ein.

Update auf eine neue Plugin-Version?
Bei einer kleineren Version mit demselben Ordner-/Dateinamen: altes Plugin unter Plugins deaktivieren und löschen (Daten bleiben erhalten), neue ZIP-Datei hochladen und aktivieren. Bei einem größeren Versionssprung mit abweichendem Ordnernamen (z. B. bei einem Wechsel auf eine grundlegend überarbeitete Fassung): das alte Plugin zuerst nur deaktivieren (nicht löschen), dann das neue Plugin hochladen und aktivieren — beide würden sonst kurzzeitig um dieselben Shortcodes konkurrieren. Vor jedem größeren Versionssprung eine Sicherung von Datenbank und Dateien anlegen.

Wie funktioniert die automatische Pausenregel genau?
Wenn für einen Mitarbeiter aktiviert und an einem Tag keine Pause gestempelt wurde, zieht das System je nach gearbeiteter Bruttozeit automatisch ab: unter 6 Stunden nichts, ab 6 bis unter 9 Stunden 30 Minuten, ab 9 Stunden 45 Minuten (entspricht den gesetzlichen Mindestpausen nach § 4 ArbZG). Wurde tatsächlich eine Pause gestempelt (und sei sie kürzer), zählt immer die echte Zeit — kein doppelter Abzug. Die Staffelung selbst (0/30/45 Minuten) gilt immer und für alle Tage gleich. Ob die automatische Regel für einen Mitarbeiter überhaupt an oder aus ist, sowie Monatsarbeitszeit und Wochenarbeitstage, sind dagegen seit Version 301 zeitlich versioniert (siehe nächste Frage) — außer auf bereits im Arbeitszeitkonto abgeschlossene Monate, die als feste Werte gespeichert sind.

Was bedeutet "gültig ab" beim Bearbeiten der Sollzeiten?
Ändert sich bei einem Mitarbeiter das Arbeitszeitmodell (Monatsarbeitszeit, Wochenarbeitstage oder die Pausenregel selbst), zum Beispiel durch eine neue Vertragsvereinbarung, gilt der neue Wert erst ab dem im Formular gewählten Datum — alle Tage davor werden weiterhin mit dem alten Wert berechnet. Das betrifft Monatsauswertung, Monats-Export, Lohnabrechnungs-Saldenübersicht, Monatsabschluss und den Monatsabschluss-E-Mail-Bericht gleichermaßen. Ändert sich der Wert mitten in einem Kalendermonat, wird das Monats-Soll automatisch anteilig aus altem und neuem Wert zusammengesetzt. Jede solche Änderung erscheint im Tab "Änderungsprotokoll" unter "Stammdaten-Änderungen", inklusive Datum, altem/neuem Wert und wer sie vorgenommen hat. Zusätzlich zeigt der Link "Verlauf" direkt neben den Sollzeiten im Team-Tab die komplette Vertrags-Historie als übersichtliche Zeiträume (z. B. "01.01.2026–30.06.2026: 40 Std./Monat", "ab 01.07.2026: 100 Std./Monat") statt einzelner Änderungsereignisse.

Schreibt die Saldenübersicht die Mehrarbeit automatisch ins Arbeitszeitkonto?
Nein. Die Saldenübersicht (CSV/PDF) ist eine reine Auswertung für einen frei wählbaren Zeitraum. Die tatsächliche Gutschrift aufs Arbeitszeitkonto passiert ausschließlich über "Monat abschließen" im Tab Arbeitszeitkonto, und zwar kalendermonatsweise. Bei einem Abrechnungszeitraum, der zwei Kalendermonate überschneidet (z. B. 24.–23.), kann die in der Saldenübersicht gezeigte Mehrarbeit daher geringfügig vom tatsächlichen Monatsabschluss abweichen, da Letzterer strikt nach Kalendermonat rechnet.

Ist der PDF-Export ein echtes PDF?
Die "PDF-Ansicht" öffnet eine druckfertig formatierte Seite in einem neuen Fenster. Über den Button dort bzw. den Browser-Druckdialog lässt sie sich als "Als PDF speichern" sichern. Das Plugin erzeugt selbst keine PDF-Datei auf dem Server, sondern nutzt die PDF-Funktion des Browsers — das funktioniert in allen gängigen Browsern zuverlässig und ohne zusätzliche Software.

Ist das Änderungsprotokoll fälschungssicher?
Es ist ein Protokoll auf Datenbankebene, kein technisch unveränderbares Audit-Log wie z. B. bei zertifizierter Kassensoftware. Für die interne Nachvollziehbarkeit ("wer hat wann was geändert") reicht es aus, sollte aber nicht als hieb- und stichfestes Beweismittel in einem Rechtsstreit verstanden werden.

Kommen die Monatsabschluss-E-Mails zuverlässig an?
Der Versand läuft über die WordPress-Funktion wp_mail(). Ohne konfiguriertes SMTP (z. B. über ein Plugin wie WP Mail SMTP) haben viele Hosting-Pakete eine schwache Zustellrate — E-Mails landen leicht im Spam oder kommen gar nicht an. Vor dem produktiven Einsatz einmal an eine echte Adresse testen. Mitarbeiter ohne hinterlegte E-Mail werden beim Abschließen einfach übersprungen, es gibt keine Fehlermeldung deswegen.

Was enthält die Monatsabschluss-E-Mail?
Eine freundliche Anrede, dazu Arbeitszeit Ist/Soll, Sonntags- und Feiertagsarbeit, genommenen Urlaub im Monat, Resturlaub sowie die Gutschrift aufs Arbeitszeitkonto — als PDF-Anhang (über die im Plugin enthaltene Bibliothek FPDF erzeugt) oder, falls das ausnahmsweise nicht funktioniert, automatisch als CSV.

Blockiert die Ruhezeit-Warnung im Dienstplan das Speichern?
Nein. Es ist eine reine Erinnerung (§ 5 ArbZG empfiehlt mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen) — die Schicht wird trotzdem gespeichert, falls es im Einzelfall eine begründete Ausnahme gibt. Die Prüfung schaut nur auf die direkt im Dienstplan eingetragene Schicht am Vor- und Folgetag, nicht auf tatsächlich gestempelte Über- oder Zusatzzeiten.

Was zählt als "nicht erschienen" im Dienstplan?
Ein vergangener oder heutiger Tag, für den eine Schicht eingeplant war, an dem aber überhaupt nicht gestempelt wurde. Wurde gestempelt, aber zu anderen Zeiten als geplant, erscheint stattdessen die Abweichung in Stunden.

Kann jeder Mitarbeiter rückwirkend einstempeln?
Nein, nur wenn ein Admin das im Team-Tab für die jeweilige Person einzeln freigeschaltet hat. Ohne Freischaltung funktioniert "Kommen" wie bisher mit der aktuellen Uhrzeit. Die Funktion gilt nur für den heutigen Tag und nur für den Beginn einer Schicht — für zurückliegende Tage bleibt "Vergangene Tage korrigieren" (letzte 7 Tage) der richtige Weg.

Wofür wird das Eintrittsdatum verwendet?
Aktuell rein informativ — es erscheint in der Team-Liste und wird bei Änderungen im Änderungsprotokoll festgehalten, fließt aber in keine Berechnung ein (z. B. nicht in den Urlaubsanspruch im Eintrittsjahr). Optional beim Anlegen oder nachträglich über "Bearbeiten" bei den Sollzeiten eintragbar.

Sieht jeder den Wochenstreifen auf dem Board, auch ohne PIN?
Standardmäßig ja, absichtlich — wie ein an die Wand gehängter Dienstplan. Gezeigt werden nur Arbeitszeiten (wann jemand geplant ist), keine Gehälter, Kontostände oder sonstigen sensiblen Daten. Eine Farb-Legende unterhalb des Boards zeigt, welche Farbe zu welcher Schichtvorlage gehört (dieselbe Legende gibt es auch über dem Wochenraster im Admin-Bereich). Über den Schalter "Geplante Schichten anzeigen" in Stammdaten/Einstellungen lässt sich das komplett abschalten (wirkt auf den Wochenstreifen und die Anzeige im Mitarbeiter-Popup gleichermaßen).

Ist die öffentliche Stempel-Seite für das Handy optimiert?
Ja — das Anmelde-Fenster öffnet sich auf schmalen Bildschirmen von unten (wie eine App) statt mittig, wächst bei viel Inhalt nicht über den Bildschirmrand hinaus, und alle Eingabefelder sind groß genug, damit iPhones beim Antippen nicht ungewollt hineinzoomen. Unter rund 420 Pixel Breite (die meisten Smartphones im Hochformat) schaltet die Ansicht zusätzlich auf kompaktere Abstände und Schriftgrößen um.

Kann ich die "Urlaub"-Vorlage löschen oder umbenennen?
Löschen nicht — sie wird für die automatische Urlaubseintragung benötigt, der Button ist dafür gesperrt. Name und Farbe lassen sich über "Bearbeiten" trotzdem jederzeit anpassen.

Muss ich beim Verwalter- oder Admin-Code auf Groß-/Kleinschreibung achten?
Nein — beide Codes werden beim Speichern und bei der Eingabe automatisch in Großbuchstaben umgewandelt, "ab12cd" und "AB12CD" funktionieren also gleichermaßen. Erlaubt sind genau 6 Zeichen aus Zahlen und/oder Buchstaben.

Was passiert, wenn ich einen automatisch eingetragenen Urlaubstag im Dienstplan direkt bearbeite oder lösche?
Das ändert nur die Anzeige im Dienstplan, nicht den Resturlaub — der wird ausschließlich über die Einträge im Tab "Urlaub" berechnet. Korrekturen am Urlaubsanspruch bitte dort vornehmen (Löschen im "Verlauf" entfernt automatisch auch die zugehörigen Dienstplan-Einträge).

Wie werden Sonntags- und Feiertagsstunden berechnet?
Im Monat-Tab lässt sich das Bundesland auswählen, danach werden die gesetzlichen Feiertage dieses Bundeslands automatisch berücksichtigt. Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, zählen die Stunden nur bei "Feiertagsarbeit", nicht doppelt bei "Sonntagsarbeit". Ist im Team-Tab ein Zuschlagssatz hinterlegt, erscheint er als Hinweis neben den Stunden — das Plugin kennt aber keine Stundenlöhne und berechnet daher keinen Euro-Betrag, das bleibt Aufgabe der Lohnabrechnung.